Terms and conditions ek-soft GmbH

1. General
1.1 – As to business activities between ek-soft GmbH, to be called ek-soft thereafter, and the customer, the following conditions are to be exclusively applied. They are valid for the total business activities with ek-soft, even if not especially referred to. Alterations and collateral agreements are only effective if confirmed by both contractors in writing.

1.2 – Ownership and copyright of the documents which the offers are based on exclusively belong to ek-soft. Rights of duplication and distribution are subject to provision clause. Offers are not to be made accessible to any third party unless ek-soft explicitly gives written consent to the ordering party. Drawings, samples, and other documents included in the offers are to be returned on demand if the contract fails to take place.

2. Offer and contract of agreement
2.1 – Offers are not binding unless otherwise agreed upon in writing. Orders and agreements are only obliging if confirmed by ek-soft in writing. Delivery and invoicing are equivalent to written confirmation.

3. Prices and payment
3.1 – Prices are based on the actual valid list prices of ek-soft. They are subject to the quality and quantity of the offer and adjusted to the customer’s requests being made thereafter.
3.2 – 3.2 – Prices are quoted ex-warehouse in Leonberg, not including customs duty, packing and delivery costs as well as the actual value-added tax.
3.3 – 3.3 – Unless otherwise agreed upon, installation, training, hotline, and other services are not included in the price.
3.4 – Unless otherwise stipulated in the confirmation order or in the invoice, payment is due immediately without any deductions. In case of developing customer-designed software (programming to order) differently to the normal way of payment, half of the price is due on placing the order, the other half on receipt of the order.
3.5 – If there is a delay in the customer’s payment, ek-soft is entitled to charge interest payable on arrears, being 4 % above the actual rate of discount of the German Federal Bank. In business transactions, the right of retaining is excluded. Otherwise, the right of retaining is excluded if the counter-claim is not based on the same contract. Until having received the whole amount of payment and interests payable on arrears, ek-soft is not obliged to provide further services.
3.6 – The customer is neither allowed to hold back any payments due to a counter-claim nor deduct it, unless they have been legally ascertained or acknowledged by ek-soft in writing.

4. Delivery
4.1 – By written confirmation of the order, ek-soft is obliged to deliver to the extent confirmed. The quality of the items purchased is only guaranteed if agreed upon in writing. During the time of delivery the items to be delivered may be subject to technical alterations which do not interfere with their functioning.
4.2 – The time of delivery starts with the date of confirmation of the order. The time of delivery is not binding, but will be met as far as possible. If the time of delivery is exceeded by more than 30 days, the customer is free to cancel the order after having given a further limit of 60 days of delivery time. Claims for damages due to exceeding the time of delivery are excluded.
4.3 – Independent of the extent of the order, ek-soft reserves the right to make partial deliveries.

5. Transition of danger
5.1 – The risk of accidental destruction or deterioration passes over to the customer as soon as the item to be delivered is dispatched. This also applies to partial deliveries and to cases in which ek-soft pays the costs of transportation, insurance of transportation, or installation.
5.2 – If requested by the customer, insurance of transportation can be arranged at his cost.
5.3 – The risk also passes over to the customer if the delivery, although being made possible, cannot take place because of reasons out of ek-soft’s control. As soon as the customer is informed the item is ready for delivery, the risk passes over to the customer.

6. Withdrawal and return
6.1 – It is only possible to withdraw from an order already placed by the customer if ek-soft agrees in writing. In this case, ek-soft may charge a cancellation fee amounting to 4 % of the net price, to a minimum of 25 Euros.
6.2 – Every return to ek-soft is to be marked on the outside by a RMA number being issued by ek-soft individually. Returns are at the risk of the dispatcher without any costs liable to ek-soft. Returns without a RMA number or without being free of costs are not accepted by ek-soft and returned to the dispatcher at his own costs.
6.3 – An exact description of failure has to be added to every item being sent to ek-soft for repair or control. If during repair no failure can be found ek-soft may charge a sum of 25 Euros, plus costs of transportation and insurance.

7. Guaranty and liability
7.1 – Consumers get 2 years guaranty, employers get 1 year of guaranty. The time of guaranty starts with the delivery of the item, given the faultless functioning of the equipment/item. This does not include defects resulting from improper handling.
7.2 – The rights of guaranty for the customer postulate that he orderly obliges to his duties of controlling and returning according to § 377 and 378 HGB. Defects of the items delivered are immediately to be notified in writing, at the latest 10 days after delivery (respectively in case of hidden defects 10 days after discovery).
7.3 – If the item is installed by ek-soft, the installation has immediately to be checked and approved in situ by the customer. If not approved, it is nevertheless considered as accepted when the customer operates the item delivered and installed. During installation, ek-soft is not obliged to control preparatory works being done by a third party and to draw attention to improper execution. Possible claims for damages resulting thereupon cannot be made by the customer.
7.4 – Claims of guaranty made by the customer in time and approved by ek-soft are restricted to amends or replacements at the choice of ek-soft delivered from the place of business in Leonberg. If amends or replacements fail, the customer is free to choose between reduction or alteration.
7.5 – Claims from damages by the customer (particularly claims from damages resulting thereupon) are excluded whatever the legal reason, unless they are based on purpose or gross negligence.
7.6 – Blames of defects do not affect the term of payment unless their justification is acknowledged by ek-soft in writing and legally ascertained.

8. Reservation of ownership
8.1 – The item delivered is owned by ek-soft until completely paid. The customer may neither pawn nor bail it as long as it is not completely in his possession.
8.2 – In case of behaviour contrary to the contract, especially in case of delay of payment, ek-soft is entitled to take back the item purchased. By taking back the item purchased, this does not mean a withdrawal from the contract, unless stated in writing. If ek-soft pawns the item purchased, this means a withdrawal from the contract. After taking back the item purchased ek-soft is allowed to utilize it. The net proceeds of utilization are to be credited to the customer’s obligations deducting reasonable costs of utilization.
8.3 – If the customer has already sold the item delivered under the claim of ownership, but not yet having paid it, he withdraws from the total claims resulting from this purchase towards a third party leaving the amount of the invoice for the item delivered to ek-soft. By selling the item the customer has to inform the third party about the withdrawal.
8.4 – Test items are to be considered as orders with the right to be returned in between of 10 days. If the item is not returned to ek-soft in between of 10 days starting from the date of issue of the bill of delivery, it will be considered as accepted with the term of payment beginning thereafter.

9. Exportation
9.1 – If the customer exports the item delivered by ek-soft, the customer is informed by ek-soft to observe the regulations of the German Foreign Trade Law in its valid drafting.
9.2 – ek-soft further indicates that the items delivered by them may be subject to domestic or foreign regulations of control. The vendor is not responsible whether the item sold needs an export permit or not, notwithstanding if a verbal or written statement is made. The customer is obliged to check about it on his own.

10. Concluding clauses
10.1 – The place of commercial settling and jurisdiction is Leonberg. However, should there arise any claims or litigations from the contract, ek-soft is entitled to file a suite at the court of the customer’s place of office and residence.
10.2 – The laws of the Federal Republic of Germany are exclusively valid. The right of purchase of the United Nations does not apply.
10.3 – If one or more regulations may become ineffective, this does not influence the validity of the other regulations. Ineffective regulations are to be replaced by those which come closest to the purpose intended.

11. (reserved)


§ 1 Allgemeines

Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Anrede, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung) werden von uns nur gemäß den Bestimmungen des deutschen Datenschutzrechts und des Datenschutzrechts der Europäischen Union (EU) verarbeitet. Die nachfolgenden Vorschriften informieren Sie neben den Verarbeitungszwecken, Rechtsgrundlagen, Empfängerkategorien, Speicherfristen auch über Ihre Rechte und den Verantwortlichen für Ihre Datenverarbeitung.

§ 2 Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung

(1) Verarbeitungszweck
Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Bestellprozess zur Verfügung stellen, sind für einen Vertragsabschluss mit uns erforderlich. Sie sind zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Ohne Mitteilung Ihrer Anschrift können wir Ihnen aber die Ware nicht zusenden. Bei einigen Bezahlverfahren benötigen wir die erforderlichen Bezahldaten, um sie an einen von uns beauftragten Bezahldienstleister weiterzugeben. Die Verarbeitung Ihrer im Bestellprozess eingegebenen Daten erfolgt also für den Zweck der Vertragserfüllung.
(2) Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
(3) Empfängerkategorien
Zahlungsdienstleister, Versanddienstleister, ggf. Warenwirtschaftssystem, ggf. Lieferanten (Dropshipping).
(4) Speicherdauer
Die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Daten speichern wir bis zum Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungs- und ggf. vertraglichen Garantiefristen.
Die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Daten bewahren wir für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf, regelmäßig zehn Jahre (vgl. § 257 HGB, § 147 AO).

§ 3 Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen:
(1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
(2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
(3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
(4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
(5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
(6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
(7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
(8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung uns gegenüber, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wir müssen die Berichtigung unverzüglich vornehmen.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
(1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
(2) wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
(3) wenn wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
(4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die uns zustehenden berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den oben genannten Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

4. Recht auf Löschung

a) Löschungspflicht
Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
(1) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
(2) Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
(3) Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
(4) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
(5) Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
(6) Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

b) Information an Dritte
Haben wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und sind wir gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

c) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
(1) zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
(2) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde;
(3) aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
(4) für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
(5) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung uns gegenüber geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln, sofern
(1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
(2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von uns einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde.

7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung
(1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist,
(2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
(3) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.
Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.
Hinsichtlich der in (1) und (3) genannten Fälle treffen wir angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Günther Strauß

ek-soft GmbH
Hinterer Bergweg 1
71229 Leonberg
Telefon: 07152 92636 0